项目流程管理系统（project management system，pms）是一种用于规划、执行和监控项目活动的软件工具。它的主要功能和作用包括以下几个方面：
1. 项目管理：pms提供了一种结构化的方法来管理项目的整个生命周期，从项目启动到项目完成。这包括定义项目目标、制定项目计划、分配资源、监控进度、控制成本和处理风险等。
2. 工作流程自动化：通过使用预定义的模板和规则，pms可以自动执行重复性的任务，如创建任务列表、分配任务给团队成员、跟踪任务进度等。这可以减少人为错误，提高工作效率，并使项目经理能够更好地关注项目的关键决策和战略方向。
3. 文档管理：pms通常提供强大的文档管理和共享功能，使得团队成员可以轻松地访问、编辑和存储项目相关文档。这有助于确保所有相关人员都了解项目的最新进展，并且可以随时获取所需的信息。
4. 协作与沟通：pms通常具有内置的协作工具，如即时消息、视频会议和文件共享功能，以便团队成员之间进行实时沟通。这有助于提高团队协作效率，促进团队成员之间的信息交流和知识共享。
5. 报告与分析：pms通常提供强大的报告和数据分析功能，可以帮助项目经理了解项目的整体表现，如预算使用情况、时间进度、资源利用率等。这有助于项目经理做出更好的决策，优化项目资源分配，提高项目成功率。
6. 集成与其他系统：许多现代pms都具备与其他企业应用系统的集成能力，如erp（企业资源规划）、crm（客户关系管理）等。这使得项目经理可以更容易地与其他系统协同工作，实现数据共享和业务流程自动化。
7. 培训与支持：大多数pms都提供在线培训资源，帮助用户熟悉和使用软件。此外，一些pms还提供在线技术支持和社区论坛，以便用户在遇到问题时寻求帮助。
总之，项目流程管理系统的主要功能和作用包括：
1. 提供一种结构化的方法来管理项目的整个生命周期。
2. 自动化重复性任务，提高工作效率。
3. 管理项目文档，确保信息共享和准确性。
4. 促进团队协作和沟通，提高协作效率。
5. 提供项目报告和数据分析，帮助项目经理做出更好的决策。
6. 与其他企业应用系统集成，实现业务流程自动化。
7. 提供在线培训和技术支持，帮助用户解决使用过程中的问题。
