电子化档案管理系统是指利用现代信息技术手段，对档案进行数字化处理、存储、检索和管理的系统。这种系统可以实现全程自动化和高效管理，提高工作效率，降低管理成本。
1. 全程自动化：电子化档案管理系统可以实现档案的全流程自动化管理。从档案的创建、收集、整理、归档、存储、检索到销毁等各个环节，都可以通过计算机程序自动完成。这样可以减少人工操作的错误和遗漏，提高工作效率。
2. 高效管理：电子化档案管理系统可以实现高效的档案管理。通过计算机程序对档案进行分类、索引、检索等功能，可以快速找到所需的档案信息。同时，系统还可以对档案进行版本控制、权限管理等，确保档案的安全和保密。
3. 数据安全：电子化档案管理系统具有很高的数据安全性。所有的档案信息都存储在计算机系统中，一旦发生数据丢失或损坏，可以通过备份和恢复功能进行恢复。此外，系统还具有严格的访问控制机制，只有授权人员才能访问相关的档案信息，防止非法篡改和泄露。
4. 便于查询：电子化档案管理系统可以方便地进行档案查询。用户可以通过关键词搜索、时间范围筛选、分类等多种方式，快速找到所需的档案信息。同时，系统还可以根据用户的需要，提供多种检索方式，如全文检索、模糊检索等。
5. 节省空间：电子化档案管理系统可以节省大量的物理空间。由于档案信息已经数字化，所以不需要占用实际的物理空间。同时，系统还可以将多个档案合并为一个文件，进一步节省空间。
6. 便于传输和共享：电子化档案管理系统可以实现档案信息的远程传输和共享。用户可以通过网络将档案信息发送给其他人，或者从其他人那里获取档案信息。这样，不仅可以提高工作效率，还可以扩大档案管理的地域范围。
7. 便于统计和分析：电子化档案管理系统可以对大量的档案信息进行统计和分析。通过对档案信息的统计，可以了解档案的使用情况、分布情况等；通过对档案信息的分析，可以发现档案管理的规律和趋势，为改进工作提供依据。
总之，电子化档案管理系统是一种非常有效的档案管理方式。它可以实现全程自动化和高效管理，提高档案管理的效率和质量，满足现代社会对档案管理的需求。
