建立档案系统的必要性是多方面的，以确保信息有序管理与安全。以下是一些关键理由：
1. 组织和记录信息：档案系统帮助个人、企业和政府机构收集、存储、管理和保护重要的文件、数据和记录。通过建立档案系统，可以确保信息的完整性、准确性和可追溯性，从而为决策制定、历史研究和未来规划提供可靠的依据。
2. 防止信息丢失：在数字化时代，电子文件容易受到病毒、黑客攻击和其他威胁的影响。建立纸质或数字档案系统有助于保护这些信息免受损害。此外，档案系统还提供了备份和恢复功能，以防原始数据意外丢失或损坏。
3. 法律遵从性：许多行业和领域都有严格的法规要求对重要信息进行记录和保存。档案系统可以帮助个人和企业遵守这些法规，避免因违反规定而面临罚款或其他法律后果。
4. 支持业务连续性：在自然灾害、技术故障或其他突发事件导致重要信息丢失的情况下，档案系统可以作为恢复操作的关键工具。通过备份和恢复功能，档案系统可以帮助企业迅速恢复正常运营，减少潜在的业务损失。
5. 促进知识共享和创新：档案系统提供了一个平台，让个人和团队能够访问、分享和利用历史数据和研究成果。这有助于促进跨学科合作、创新思维和知识传承。
6. 提高透明度和问责制：通过建立档案系统，可以确保所有相关方都能看到决策过程、项目进展和执行情况。这有助于提高组织的透明度，增强公众信任，并为问责制提供基础。
7. 适应不断变化的需求：随着技术的发展和社会的进步，人们的需求和期望也在不断变化。档案系统的设计应该灵活且易于扩展，以适应新的挑战和需求。
总之，建立档案系统对于确保信息有序管理与安全至关重要。它不仅有助于保护文化遗产、维护法律合规性，还可以支持业务连续性、促进知识共享和创新，以及提高组织的透明度和问责制。因此，无论是个人还是企业，都应该重视档案系统的建设和管理工作。
