建立OA系统（办公自动化系统）的目的和作用是多方面的，它旨在提高企业的工作效率、促进信息共享、简化工作流程、降低运营成本，并支持企业决策。以下是OA系统的主要目的和作用：
一、提高工作协同效率
- 实时通讯与协作：OA系统提供了即时通讯工具，如邮件、即时消息等，使得团队成员能够迅速响应并解决工作中的问题。这种实时的沟通方式减少了因等待回复而产生的时间浪费，提高了团队的响应速度和协作效率。
- 任务分配与跟踪：通过OA系统的任务管理功能，员工可以清晰地看到自己的工作任务和进度。系统会自动提醒即将到期的任务，确保工作不会因为遗忘而延误。同时，任务分配也更加明确，避免了重复劳动和资源浪费。
- 文档共享与管理：OA系统中的文档管理系统允许员工在任何地点访问和编辑公司文档，包括项目计划书、合同、报告等。这不仅方便了员工的工作，还保证了文档的安全性和完整性。
- 流程自动化：许多OA系统内置了业务流程自动化工具，如审批流程、报销流程等。这些工具可以自动执行标准操作，减少人为错误，提高工作效率。
二、优化企业内部管理
- 数据集成与分析：OA系统通常与CRM、ERP等其他信息系统相连，实现了数据的集成和共享。这使得企业能够从多个角度了解业务状况，为决策提供数据支持。
- 电子签名与合同管理：通过OA系统，企业可以实现电子签名，简化合同签署流程。这不仅加快了合同处理速度，还降低了因纸质合同带来的存储和管理问题。
- 人力资源管理：OA系统可以集成HRM模块，实现员工的招聘、培训、考勤、绩效评估等功能。这些功能帮助企业更好地管理人力资源，提高员工满意度和留存率。
三、提升企业竞争力
- 快速响应市场变化：OA系统的灵活性和可定制性使得企业能够快速调整策略以应对市场的变化。例如，当市场需求发生变化时，企业可以迅速调整产品或服务以满足新的需求。
- 创新驱动：OA系统提供了丰富的工具和模板，鼓励员工进行创新尝试。这有助于企业在竞争激烈的市场中保持领先地位。
- 客户关系管理：通过OA系统，企业可以更有效地与客户互动，提供个性化的服务。这不仅增强了客户满意度，还有助于建立长期的合作关系。
四、加强信息安全和合规性
- 数据备份与恢复：OA系统通常具备数据备份功能，确保在发生灾难时可以迅速恢复数据。这对于保护企业免受数据丢失的风险至关重要。
- 权限管理与审计：OA系统可以设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问敏感信息。同时，系统还可以记录所有操作日志，便于审计和追踪。
- 遵守法规要求：随着数据保护法规的日益严格，OA系统可以帮助企业遵守相关法律法规的要求，避免因违规操作导致的法律风险。
综上所述，建立OA系统的目的是多方面的，它不仅能够提高企业内部的工作效率和协同能力，还能够优化企业管理、提升企业竞争力以及加强信息安全和合规性。随着信息技术的发展和企业需求的不断变化，OA系统将继续发挥其重要作用，成为推动企业发展的重要力量。
