企业外部环境预警管理系统的优化是一个系统工程，需要从多个角度出发，综合考虑。以下是一些可能的优化步骤：
1. 数据收集与整合：首先，需要建立一个全面的数据收集机制，包括市场数据、政策数据、竞争对手数据等。这些数据需要通过各种渠道进行收集，如公开报告、专业机构发布的数据、新闻媒体报道等。然后，对这些数据进行整合和清洗，确保数据的质量和准确性。
2. 数据分析与模型建立：在收集到足够的数据后，需要对数据进行分析，找出其中的模式和趋势。这可以通过统计分析、机器学习等方法来实现。同时，还需要建立预测模型，对未来的市场环境进行预测。
3. 预警系统的设计与实现：根据分析结果，设计出适合企业的预警系统。这个系统应该能够实时监控市场环境的变化，当出现异常情况时，能够及时发出预警。同时，系统还应该具有一定的灵活性，能够根据市场环境的变化进行调整。
4. 预警系统的测试与优化：在系统设计完成后，需要进行测试，看看系统是否能够准确、及时地发出预警。如果发现系统存在问题，需要及时进行优化。
5. 预警系统的培训与推广：为了让员工了解和使用预警系统，需要进行培训。同时，还需要将预警系统推广到企业的各个部门，让每个人都知道如何利用预警系统来应对市场环境的变化。
6. 预警系统的持续改进：市场环境是不断变化的，预警系统也需要不断改进。需要定期对预警系统进行评估，看看是否需要更新或升级。
7. 与其他系统的集成：为了提高预警系统的效果，可以考虑将其与其他系统（如生产系统、销售系统等）进行集成，实现数据的共享和互通。
8. 法律法规遵守：在进行预警系统的设计和应用过程中，需要遵守相关的法律法规，避免因为违法而受到处罚。
9. 技术支持与维护：预警系统需要有专业的技术支持和维护团队，以确保系统的稳定运行。
10. 持续监控与反馈：除了日常的预警工作外，还需要定期对预警系统进行监控，看看是否有新的异常情况出现。如果有，需要及时调整预警策略。
