在OA系统中提交非官方文件可能导致信息泄露、数据篡改或系统故障，因此需要采取一系列措施来避免这种情况的发生。以下是一些建议：
1. 明确权限和责任：确保只有授权人员才能访问和编辑OA系统中的文件。对于非官方文件的提交，应该有明确的审批流程和责任人，以防止未经授权的修改。
2. 使用加密技术：对敏感或重要的文件进行加密，确保即使文件被非法获取也无法轻易解读内容。同时，确保加密密钥的安全，防止因密钥泄露而导致的数据泄露。
3. 限制文件类型和大小：设置文件上传的最小和最大尺寸限制，以及文件类型限制，以减少潜在的安全风险。例如，可以限制上传的文件为PDF格式，并设置最大文件大小限制。
4. 定期审计和监控：定期对OA系统的使用情况进行审计和监控，以发现异常行为和潜在威胁。这有助于及时发现和处理非官方文件的提交。
5. 培训员工：对员工进行安全意识培训，让他们了解非官方文件的潜在风险，并教育他们如何正确使用OA系统。
6. 建立报告机制：鼓励员工报告可疑行为或非官方文件的提交，以便及时采取措施。同时，确保报告机制的有效性和保密性。
7. 更新和维护系统：定期更新OA系统，修复已知的安全漏洞，以降低被攻击的风险。此外，确保系统的安全性能符合最新的安全标准。
8. 制定应急计划：为应对可能的安全事故，制定详细的应急响应计划。当发现非官方文件的提交时，能够迅速采取行动，如隔离受影响的文件、通知相关人员等。
9. 法律和合规要求：遵守相关的法律法规和行业标准，确保OA系统的操作符合法律要求。这有助于降低因违规操作而导致的法律风险。
10. 与第三方合作：与专业的信息安全服务提供商合作，提供技术支持和咨询服务，以确保OA系统的安全性。
通过上述措施的综合运用，可以有效地避免在OA系统中提交非官方文件，保护组织的信息资产和数据安全。
