办公自动化（Office Automation，简称OA）是指通过计算机和网络技术，实现办公过程中的自动化、智能化和信息化。它广泛应用于企业、政府机关、学校等各类组织，以提高办公效率、降低人力成本、提升服务质量。以下是办公自动化的常见用途和作用：
1. 文档管理与共享：办公自动化系统可以实现文档的电子化存储、分类、检索和共享。员工可以随时随地访问和编辑文档，提高文档处理速度，减少纸质文件的使用，降低纸张消耗和打印成本。
2. 会议管理：办公自动化系统可以记录会议议程、参与者、时间等信息，方便参会人员查阅和跟进。同时，系统还可以自动提醒参会人员，确保会议按时进行。
3. 日程安排与提醒：办公自动化系统可以帮助员工制定和调整个人日程，提醒重要事项和会议。此外，系统还可以根据预设规则自动发送提醒邮件或短信，确保员工不会错过重要事件。
4. 项目管理：办公自动化系统可以为项目提供全面的管理工具，包括任务分配、进度跟踪、资源协调等。项目经理可以实时了解项目进展，及时调整计划，确保项目按时完成。
5. 报告与分析：办公自动化系统可以自动收集和整理数据，生成各种统计报告和分析图表。员工可以快速查看报告，为决策提供有力支持。
6. 通讯录管理：办公自动化系统可以存储和管理员工的联系方式，方便员工随时查找和更新联系人信息。同时，系统还可以设置权限，确保敏感信息的安全。
7. 电子邮件管理：办公自动化系统可以集中管理员工的电子邮件，包括收发、归档、分类等功能。员工可以方便地查找和回复邮件，提高工作效率。
8. 移动办公：办公自动化系统支持移动设备访问，如智能手机、平板电脑等。员工可以在外出时处理工作事务，提高工作效率。
9. 知识管理：办公自动化系统可以存储和管理企业内部的知识库，包括文档、案例、经验总结等。员工可以随时查阅和学习，提升自身能力。
10. 协同工作：办公自动化系统可以实现多人同时在线编辑文档、讨论问题等，提高工作效率。同时，系统还可以设置权限，确保信息安全。
总之，办公自动化在现代组织中发挥着重要作用，它提高了工作效率、降低了人力成本、提升了服务质量。随着技术的不断发展，办公自动化将更加普及，为企业带来更大的价值。
