在委托外单位开发软件的情况下，成本分摊是一个需要仔细考虑的问题。以下是一些建议和步骤，以帮助您确定如何合理地分摊成本：
1. 明确合同条款：首先，您需要与委托开发的单位签订详细的软件开发合同。该合同应详细列出项目的范围、目标、交付物、时间表、费用预算以及双方的责任和义务。确保合同中明确了成本分摊的条款，包括哪些成本应由您承担，哪些由对方承担。
2. 评估工作量：根据合同中的约定，评估委托方所承担的开发任务的工作量。这可能涉及到对需求分析、设计、编码、测试、部署和维护等各个阶段的工作量进行估算。
3. 计算直接成本：直接成本通常是指那些可以直接归属于特定任务或阶段的成本。例如，如果合同规定了“需求分析”阶段的费用，那么这部分费用应该直接计入这一阶段的成本中。
4. 考虑间接成本：间接成本是指那些不能直接归因于特定任务或阶段的成本。这些成本可能包括管理费用、市场调研费用、培训费用等。在分摊间接成本时，需要考虑这些费用是否与特定的开发任务相关联。
5. 使用适当的分摊方法：有多种方法可以用来分摊间接成本，如按比例分摊、按实际工时分摊或按功能模块分摊等。选择哪种方法取决于您的具体情况和偏好。
6. 考虑时间因素：在分摊成本时，还需要考虑时间因素。例如，如果合同规定了某个阶段必须在特定时间内完成，那么在这个时间段内发生的成本可能会被优先分摊。
7. 保留审计证据：在整个分摊过程中，保留相关的审计证据是非常重要的。这可以包括合同副本、工作记录、发票、付款凭证等。这些证据将在后续可能出现的任何争议中提供支持。
8. 沟通与协商：在分摊过程中，与委托开发的单位保持良好的沟通非常重要。如果您发现任何问题或分歧，及时与对方协商解决。
9. 定期审查：随着时间的推移，可能需要定期审查和调整成本分摊的方法和比例。这可以帮助确保成本分摊始终符合项目的实际进展和预算要求。
10. 保持透明和公正：在整个分摊过程中，保持透明和公正是非常重要的。确保所有相关方都理解分摊的原因和方法，并且对结果感到满意。
总之，通过遵循上述步骤和建议，您可以更有效地分摊委托开发软件的成本，并确保项目的顺利进行。
