在当今信息化时代，企业对办公自动化系统的需求日益增长。一个好用的OA系统不仅能够提高工作效率，还能节省成本。因此，在选择OA系统时，我们需要从多个方面进行考虑，以确保所选系统既便宜又好用。以下是一些建议：
一、明确需求
1. 功能需求：在开始寻找OA系统之前，企业需要明确自己的需求。这包括了解哪些功能是必需的，如文档管理、电子邮件、日程安排等，以及哪些功能是可选的，如视频会议、在线培训等。
2. 预算需求：企业还需要确定自己的预算范围。这将帮助企业缩小搜索范围，避免选择超出预算的系统。
3. 易用性需求：考虑到员工的技术熟练度和操作习惯，企业应选择易于上手且界面友好的OA系统。这样可以减少员工培训成本，提高系统的使用率。
4. 安全性需求：随着数据泄露事件的频发，企业越来越重视信息安全。在选择OA系统时，企业应确保所选系统具备强大的安全性能，如数据加密、访问控制等。
二、比较不同供应商
1. 价格比较：通过对比不同供应商的价格，企业可以找到性价比最高的OA系统。同时，要注意查看是否有隐藏费用或额外收费项目。
2. 功能对比：仔细阅读各供应商提供的OA系统的功能列表，比较其与需求之间的匹配程度。可以通过试用或演示来更直观地了解系统的实际表现。
3. 用户评价：查看其他企业对供应商OA系统的用户评价，了解他们的实际使用体验和满意度。这些信息可以帮助企业判断供应商的服务质量和信誉。
4. 技术支持：了解供应商的技术支持服务，包括响应时间、解决问题的能力等。一个好的技术支持团队可以为企业提供及时的帮助，确保系统的稳定运行。
三、试用和评估
1. 免费试用：许多供应商提供免费试用期，企业可以利用这个机会亲自体验OA系统的功能和性能。在试用期间，注意观察系统的响应速度、稳定性和易用性等方面的表现。
2. 评估报告：在试用期结束后，企业应要求供应商提供详细的评估报告。报告中应包含系统的优点和不足之处，以及改进的建议。
3. 调整和优化：根据评估报告，企业可能需要对OA系统进行调整或优化。这可能涉及到修改配置、增加新功能或改进界面设计等。
4. 长期合作：如果企业决定与某供应商建立长期合作关系，可以考虑签订长期合同以享受优惠价格或更好的服务保障。
四、选择适合的OA系统
1. 功能与成本的平衡：在满足基本需求的前提下，企业应尽量选择功能丰富但成本相对较低的OA系统。这样可以在不牺牲功能的前提下，降低企业的运营成本。
2. 易用性和可扩展性：选择一个易于上手且具有良好可扩展性的OA系统对于企业来说至关重要。这不仅可以提高员工的工作效率，还可以方便企业未来的发展需求。
3. 售后服务：一个优秀的OA系统提供商应该提供及时有效的售后服务。企业在选择供应商时，应关注其售后服务的质量和响应速度。
4. 定制化能力：企业应根据自身的业务特点和需求，与供应商协商定制OA系统的功能和界面。这样可以确保OA系统更好地满足企业的实际需求，提高企业的竞争力。
综上所述，选择一个既便宜又好用的OA系统需要企业在明确需求、比较不同供应商、试用评估以及长期合作等多个方面进行综合考虑。通过以上步骤，企业可以找到一个符合自身需求的OA系统，从而提高工作效率、节省成本并实现企业的战略目标。
