文档加密软件是一种用于保护敏感信息和数据的工具，它的主要用途和作用包括以下几个方面：
1. 保护数据安全：通过加密技术，可以确保文档中的数据不被未授权的人员访问、篡改或泄露。这对于保护商业机密、个人隐私和其他敏感信息至关重要。
2. 防止数据丢失：在发生数据丢失的情况下，加密的文档可以作为证据，帮助恢复丢失的数据。这有助于减少因数据丢失而导致的损失和风险。
3. 提高数据安全性：通过限制对文档的访问权限，可以降低数据被非法获取或滥用的风险。这有助于维护组织和个人的数据安全。
4. 支持合规性要求：许多行业和组织都有严格的数据保护和隐私法规要求。文档加密软件可以帮助企业遵守这些规定，避免因违反法规而面临罚款或其他法律后果。
5. 提高工作效率：通过加密文档，员工可以在没有密码的情况下查看和编辑文档，从而提高了工作效率。同时，加密还可以确保文档的安全性，防止未经授权的修改。
6. 保护知识产权：对于涉及专利、商标、版权等知识产权的文档，加密软件可以确保这些信息不被非法复制、传播或使用。
7. 支持远程工作和协作：在疫情期间，远程工作成为常态。文档加密软件可以帮助实现安全的在线协作，确保团队成员之间的沟通和文件共享不受限制。
8. 提供审计追踪：加密的文档可以提供详细的审计追踪记录，帮助企业监控和评估数据的使用情况，确保数据的安全和合规性。
总之，文档加密软件在保护数据安全、防止数据丢失、提高数据安全性、支持合规性要求、提高工作效率、保护知识产权以及支持远程工作和协作等方面发挥着重要作用。随着技术的发展和数据保护需求的增加，文档加密软件将继续发挥其关键作用，为企业和个人提供更加安全、可靠的数据保护解决方案。
