企业文档管理系统是一种用于组织、存储、检索和共享企业文档的系统。它的主要作用包括以下几个方面：
1. 提高文档管理效率：通过集中存储和管理企业文档，可以大大提高文档管理的效率，减少人工查找和整理文档的时间和工作量。
2. 保证文档的安全性：企业文档管理系统通常具有权限控制功能，可以设置不同的用户角色和权限，确保只有授权用户可以访问和修改文档，从而保证文档的安全性。
3. 方便文档的检索和共享：企业文档管理系统通常具有强大的检索功能，可以帮助员工快速找到所需的文档；同时，也可以通过网络共享功能，实现文档的远程访问和协作。
4. 提高文档的可追溯性：企业文档管理系统可以记录文档的创建、修改和删除等操作，方便企业对文档进行管理和追踪，提高文档的可追溯性。
5. 降低文档丢失的风险：通过企业文档管理系统，可以将重要文档保存在云端或本地服务器上，即使发生硬件故障或其他意外情况，也可以保证文档的安全和完整。
企业文档管理系统的方法和步骤如下：
1. 需求分析：首先，需要了解企业的需求，包括文档的类型、数量、格式、存储位置等，以便选择合适的企业文档管理系统。
2. 系统选择：根据需求分析的结果，选择合适的企业文档管理系统。可以选择市面上已有的产品，也可以定制开发符合企业需求的系统。
3. 系统部署：将选定的企业文档管理系统部署到企业的服务器上，并进行必要的配置和调整。
4. 用户培训：对企业员工进行企业文档管理系统的使用培训，让他们熟悉系统的使用方法和操作流程。
5. 文档导入：将企业现有的文档导入到企业文档管理系统中，进行分类、命名等操作。
6. 文档管理：在企业文档管理系统中，对文档进行日常的管理和维护，包括创建、修改、删除、归档等操作。
7. 权限设置：根据企业的需求，设置不同的用户角色和权限，确保只有授权用户可以访问和修改文档。
8. 文档检索和共享：通过企业文档管理系统的检索功能，快速找到所需的文档；同时，可以通过网络共享功能，实现文档的远程访问和协作。
9. 文档备份和恢复：定期对重要的文档进行备份，以防止数据丢失；同时，也要做好数据的恢复工作，确保在发生意外情况时能够迅速恢复。
10. 系统维护和升级：定期对企业文档管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。
