企业文档管理系统（Document Management System，简称DMS）是一种用于组织、存储、检索和共享企业文档的软件系统。它的主要作用和意义包括以下几个方面：
1. 提高文档管理效率：通过企业文档管理系统，企业可以集中管理和存储各类文档，包括合同、报告、项目计划等，避免了手工整理的繁琐和低效。同时，系统还可以提供自动化的文档归档、版本控制等功能，确保文档的安全性和可追溯性。
2. 优化文档检索：企业文档管理系统通常具备强大的搜索功能，用户可以通过关键词、分类、日期等多种方式快速找到所需文档。这不仅提高了工作效率，还有助于减少因信息检索不准确而导致的工作失误。
3. 促进知识共享：企业文档管理系统允许员工在企业内部共享文档，方便团队成员之间的协作和沟通。通过在线编辑、评论等功能，员工可以随时更新和修改文档，确保信息的实时性和准确性。此外，系统还可以设置权限管理，确保敏感信息的安全。
4. 降低运营成本：企业文档管理系统可以帮助企业降低运营成本。例如，通过自动化的文档归档和版本控制，企业可以减少对纸质文件的管理和维护成本；通过集中存储和检索，企业可以减少对人力的依赖，降低人工操作的错误率。
5. 支持决策制定：企业文档管理系统可以为决策者提供丰富的数据支持。通过分析历史文档和当前文档，决策者可以了解企业的业务状况、市场趋势等信息，从而做出更明智的决策。
6. 提高企业形象：一个专业的企业文档管理系统可以展示企业的专业性和管理水平。通过规范的文档管理，企业可以向客户、合作伙伴等传递出良好的企业形象，增强企业的竞争力。
总之，企业文档管理系统在提高文档管理效率、优化文档检索、促进知识共享、降低运营成本、支持决策制定以及提高企业形象等方面具有重要意义。对于现代企业来说，拥有一个高效、安全、易用的企业文档管理系统是提升竞争力的关键。
