在使用办公自动化设备时，应当遵守以下规定以确保工作效率和安全：
1. 使用前检查设备：在使用任何办公自动化设备之前，应先进行设备的外观检查，确保设备没有明显的损坏或故障。同时，还应检查设备的电源线、插头、电池等部件是否完好无损。
2. 正确连接设备：在使用办公自动化设备时，应确保设备与计算机或其他设备之间正确连接。例如，使用打印机时，应将打印机的数据线连接到计算机的USB端口；使用扫描仪时，应将扫描仪的数据线连接到计算机的串行端口。
3. 遵循操作指南：在使用办公自动化设备时，应仔细阅读设备的操作手册或参考说明书，了解设备的使用方法和注意事项。按照操作指南进行操作，以确保设备的正确使用。
4. 注意设备维护：在使用办公自动化设备时，应定期对设备进行清洁和维护，以保持设备的良好工作状态。例如，定期清理打印机的墨盒和硒鼓，更换打印机的碳粉盒等。
5. 避免超负荷使用：在使用办公自动化设备时，应注意不要超过设备的额定负荷。例如，不要在短时间内连续打印大量文件，以免损坏打印机的打印头；不要在设备满载的情况下长时间运行，以免影响设备的使用寿命。
6. 注意数据安全：在使用办公自动化设备时，应注意保护个人隐私和敏感信息。例如，在处理敏感文件时，应使用加密功能；在传输重要数据时，应使用安全的网络连接。
7. 遵守公司规定：在使用办公自动化设备时，应遵守公司的相关规定和制度。例如，公司可能有关于打印、复印、传真等操作的规定，员工应按照这些规定进行操作。
8. 及时报告问题：在使用办公自动化设备时，如遇到设备故障或操作问题，应及时向相关人员报告。例如，如果打印机无法正常工作，可以联系IT部门或维修人员进行检查和修复。
9. 培训和指导：在使用新的或不熟悉的办公自动化设备时，应接受相关培训和指导。通过培训，员工可以更好地了解设备的功能和操作方法，提高工作效率。
10. 节约能源：在使用办公自动化设备时，应注意节约能源。例如，在不使用打印机时，应关闭电源；在不需要打印或复印时，应选择较低的分辨率和质量设置。
总之，在使用办公自动化设备时，应遵循上述规定，以确保设备的正常运行和使用效果。同时，通过合理的操作和保养，可以延长设备的使用寿命，提高工作效率。
