在当今数字化时代，人力资源管理系统（HRMS）已经成为企业高效管理人力资源的核心工具。然而，对于一些单位来说，由于种种原因，可能暂时无法接入或使用人力资源管理系统。这种情况下，单位需要采取一系列措施来确保其人力资源管理的连续性和有效性。以下是一些建议：
1. 建立内部人力资源数据库：
- 创建一个内部数据库，用于存储员工的基本信息，如姓名、职位、入职日期、合同期限等。
- 确保数据的准确性和完整性，定期进行数据更新和维护。
2. 利用纸质文档：
- 将员工档案、合同、绩效评估表等重要文件保存在安全的纸质档案中。
- 使用条形码或二维码技术，将纸质文件与电子数据关联，以便在需要时能够快速检索。
3. 手工记录：
- 对于一些简单的人力资源活动，如请假、报销等，可以使用手工记录的方式，确保信息的准确无误。
- 定期对手工记录进行审核和验证，确保数据的一致性。
4. 与其他部门协作：
- 与财务、行政等部门紧密合作，确保人力资源数据的准确性。
- 定期组织跨部门的沟通会议，分享人力资源信息，提高整体工作效率。
5. 培训员工：
- 定期为员工提供关于人力资源管理系统的培训，帮助他们熟悉系统操作。
- 鼓励员工提出使用系统中遇到的问题和建议，及时解决和改进。
6. 利用外部资源：
- 如果单位无法自行开发或维护人力资源管理系统，可以考虑与专业的人力资源软件公司合作，寻求技术支持和定制服务。
- 通过第三方平台，如招聘网站、人才市场等，发布招聘信息，寻找合适的候选人。
7. 制定应急预案：
- 对于无法接入人力资源管理系统的情况，单位应制定相应的应急预案，确保人力资源活动的顺利进行。
- 例如，对于临时性缺员情况，可以采用临时工制度或外包方式来解决。
8. 持续跟进和评估：
- 定期对人力资源管理系统的效果进行评估，了解其在实际应用中的优势和不足。
- 根据评估结果，及时调整和优化人力资源管理策略和方法。
9. 加强法律法规意识：
- 加强对劳动法律法规的学习，确保单位的人力资源管理活动符合相关法律法规的要求。
- 定期对员工进行法律法规教育，提高员工的法制观念和维权意识。
10. 关注员工发展：
- 通过人力资源管理系统，为单位员工提供职业发展规划、培训机会等支持，促进员工的成长和发展。
- 关注员工的个人需求和职业规划，为他们创造良好的工作环境和发展平台。
总之，对于无法接入人力资源管理系统的单位，需要采取多种措施来确保其人力资源管理的连续性和有效性。通过建立内部数据库、利用纸质文档、手工记录、与其他部门协作、培训员工、利用外部资源、制定应急预案、持续跟进和评估以及加强法律法规意识等方法，可以有效地应对这一挑战。同时，还需要关注员工的发展需求，为他们创造良好的工作环境和发展平台。
