提高工作效率是现代职场人士追求的目标之一。利用合适的工具和软件可以显著提升工作效率。以下是一些建议的工具和软件，以及它们如何帮助提高效率：
1. 项目管理工具: 使用像trello、asana或jira这样的项目管理工具可以帮助你更好地组织任务和项目进度。这些工具提供了看板、列表和时间线等特性，使任务和项目一目了然，并允许团队成员实时更新自己的工作状态，从而确保所有相关方都对项目进展保持同步。
2. 文档管理工具: 如google drive、microsoft onedrive等云存储服务，可以方便地存储、共享和协作处理文件。这些工具允许多人同时编辑同一份文档，提高了团队之间的沟通效率，减少了重复创建和传输文件的时间。
3. 笔记应用: 如evernote、notion等笔记应用，能够记录工作中的重要信息、会议内容、待办事项等。它们通常具备强大的搜索功能，使得查找资料变得简单快捷。此外，多平台同步的特性也使得笔记可以在不同设备间无缝切换。
4. 自动化工具: 如zapier、ifttt等，可以将多个应用程序或服务连接起来以自动执行重复性任务，比如将电子邮件转发到特定的文件夹、定时发送报告等。这可以节省手动操作的时间，让员工专注于更有价值的工作。
5. 时间追踪工具: 如toggl、rescuetime等时间追踪工具，可以帮助你监控和优化工作流程中的每个环节。通过分析你的工作时间，你可以识别出低效的环节并加以改进，从而提高整体的工作效率。
6. 协同办公软件: teambition、钉钉、企业微信等工具支持团队内部即时通讯和文件共享，有助于快速解决工作中的问题，提高决策和执行速度。
7. 虚拟桌面和远程访问: 对于经常需要远程工作的员工来说，使用虚拟桌面和远程访问软件（如teamviewer、anydesk）可以提供安全的工作环境，避免本地数据泄露的风险，并且可以随时随地访问自己的电脑和文件。
8. 视频会议工具: zoom、skype、google meet等工具支持高效的远程会议，使得团队成员即使身处不同地点也能高效沟通，减少出差的需求，节约时间和成本。
9. 数据分析工具: excel、tableau、power bi等工具可以帮助你收集、整理和分析数据，从而做出基于数据的决策。这些工具通常具有丰富的图表和可视化功能，使得复杂的数据变得易于理解。
10. 邮件管理工具: 如mailchimp、hubspot等邮件营销工具，可以帮助你管理大量的电子邮件往来，包括分类、过滤、标记和存档邮件，以及自动化响应流程。
总之，选择合适的工具和软件可以提高工作效率，但更重要的是培养良好的工作习惯和技能，以确保在没有辅助工具的情况下也能高效工作。
