电子档案是指通过数字化手段，将纸质文件、图像、音频、视频等各类信息资源进行扫描、录入、编码等处理后，存储在计算机系统中的记录。电子档案是数字化时代的知识管理工具，具有以下特点和作用：
1. 高效便捷：电子档案可以实现快速检索、复制、编辑、分享等功能，大大提高了工作效率。同时，电子档案可以通过网络传输，实现跨地域、跨时间、跨设备的信息共享，方便用户随时随地获取所需信息。
2. 易于保存与备份：电子档案可以长期保存，不受物理环境影响，且数据量大时可进行多重备份，确保信息安全。此外，电子档案还可以进行版本控制，方便对历史数据进行追溯和分析。
3. 降低成本：与传统纸质档案相比，电子档案无需购买纸张、墨水等耗材，降低了制作成本。同时，电子档案可以通过云存储等方式实现远程访问，进一步降低存储和管理成本。
4. 便于管理：电子档案可以实现对信息的集中管理，方便进行分类、标签、元数据等信息的组织和检索。此外，电子档案还可以利用数据库技术实现数据的查询、统计、挖掘等功能，为决策提供有力支持。
5. 提高利用率：电子档案可以实现跨部门、跨领域的信息共享，提高资源的利用率。同时，电子档案还可以根据用户需求进行个性化定制，满足不同场景下的信息需求。
6. 促进创新：电子档案可以为科研人员提供丰富的研究资料，激发创新思维。同时，电子档案还可以用于知识产权保护，防止科研成果被非法复制和传播。
总之，电子档案作为数字化时代的知识管理工具，具有高效便捷、易于保存与备份、成本低、便于管理、提高利用率和促进创新等优点，对于推动信息化发展具有重要意义。
